Повышение продуктивности на работе: 45-15
Если вы работаете в офисе, и более-менее свободны впланировании своего дня, то, наверное, замечали, что реально в рабочий день столком поработать обычно получается немного. С одной стороны постоянно отвлекают извне: телефонные звонки,почта, коллеги. С другой стороны – внутренние факторы: любопытство (и вот вычитаете новости в Интернете), общительность (и вот вы переписываетесь в аськеили соцсетях), усталость (и вот вы "отдыхаете", просматривая приколы на Ютюбе).В итоге план на день, если таковой имеется, хронически не выполняется, задачипостоянно переносятся, сроки срываются. Это не удивительно результаты учётавремени самых разных людей показывают, что за восемь часов на работе реальнолюди трудятся 2-4 часа.
Один из простых и хорошо работающих методов самоорганизации– это принцип 45/15, который хорошо описала Яна Франк в книге "Муза и чудовище:как организовать творческий труд". Смысл метода в том, чтобы строго следоватьритму рабочего часа, в котором 45 минут заняты сосредоточенной работой надважными задачами, а 15 минут – время для отдыха. Причём отдых – это не безделье,а в идеальном варианте полезная деятельность, но в иной форме. Например, если45 минут вы трудились над отчётом, сидя за компьютером, то в следующие 15 минутнужно провести не за компьютером и не сидя. Вариантов тут масса: это может бытьвременем для того, чтобы навести порядок в бумагах, полить цветы, обсудить сколлегами или подчинёнными рабочие моменты или поболтать за чашкой чая. Яиспользую такие пятнадцатиминутки для телефонных звонков, причём предпочитаюразговаривать, прогуливаясь по коридору или по улице. Если работа весь день закомпьютером, то 2-3 коротких блока полезно посвятить здоровью: лёгкая суставнаягимнастика, гимнастика для глаз, дыхательные упражнения помогут дожить до концадня с хорошим самочувствием.
Чтобы методика хорошо работала, очень важно соблюдать некоторыеправила:
· Заведите себе таймер или будильник. Отмерятьвремя, поглядывая на часы – это значит отвлекаться, а в большинстве случаев вызабудетесь и быстро вернётесь к неорганизованности.
· Зазвонил будильник – переключайтесь немедленно.Ничего не рухнет, если вы прервётесь. Если боитесь потерять мысль, сделайтекороткую пометку, но скорее всего, вернувшись к работе и просмотрев, на чёмостановились, вы быстро включитесь.
· Максимально устраните возможности отвлечения вовремя работы. Расскажите коллегам об этой системе и попросите вас не беспокоитьбез необходимости, когда вы заняты. А если коллеги будут работать в одном ритмес вами, то продуктивность вашей организации вырастет в разы. По-возможности неотвечайте в 45-минутные блоки на мобильник, не проверяйте без нужды почту, непереключайтесь на другие дела, о которых вдруг вспомнили. Всё это можноотложить до момента, пока не прозвонит будильник. Если боитесь что-то забыть,делайте короткие пометки.
· В пятнадцатиминутные блоки старайтесьпереключаться на контрастную деятельность. Работа была рациональной –переключитесь на что-то эмоциональное; много сидели – подвигайтесь; велипереговоры – помолчите, и т.д.
Для того чтобы лучше понять, как это всё работает,настоятельно рекомендую к прочтению упомянутую книгу Яны Франк. А построитьсобственную систему организации времени (и не только рабочего) вы сможете насеминаре-тренинге "Как спланировать свой самый успешный год".
Сергей Лысенко, специалист по организации времени,практический психолог, консультант, супервизор