Персональный ассистент руководителя (в семью)

Описание вакансии

Требуется помощник в семью руководителя, с аналогичным опытом, интересом к работе и высокой ответственностью.

Обязанности:

Travel manager:

• Бронь гостиниц, трансферов, экскурсий, билетов на самолет, поезд;
• Переписка с отелями в случае необходимости, в том числе на английском языке;
• Покупка страховых полисов через интернет;
• Электронная регистрация на рейс
• Составление расписания командировки/поездки (travel itinerary);
• Заказ/координация водителей в месте командировки/поездки;
• Отслеживание слотов в визовые центры и консульства, запись на подачу документов;
• Переговоры с отелями, турфирмами, в случае проблем с заселением, несоответствии реальности заявленным условиям, решение прочих форс мажорных обстоятельств во время путешествий членов семьи;
• Подготовка маршрута путешествий: поиск интересных мест, экскурсоводов, ресторанов по выбранному маршруту (помимо бронирования отелей и авиабилетов). Сбор информации по сайтам и рейтингам.

Организация поездок по городу и в аэропорты:

• Полная организация логистики семейного водителя в течение дня (координация маршрутов членов семьи, самостоятельное решение, кому заказывается такси, а кто едет на основном автомобиле);
• Организация водителя или такси для встреч в аэропорту, на вокзале, личных поездок по Москве и Подмосковью и выполнения различных поручений водителями;
• Звонки на охрану домов, чтобы организовать пропуск такси.

Поддержка:

• Прием посылок и товаров у курьера согласно доставке;
• Организация доставки посылок с Озон и Вайлдберриз на указанный адрес/в указанный пункт выдачи, либо личное получение таковых в ПВЗ рядом с офисом;
• Организация отправления посылок, yandex доставок, ems и сдэк отправлений в т.ч по России;
• Заказ цветов, букетов;
• Бронь мест в ресторанах Москвы и Подмосковья. Покупка билетов на различные мероприятия;
• Запись на прием к врачам, в клиники, в спа, в салоны красоты;
• Подготовка необходимого пакета документов для различных жизненных ситуаций по запросу;
• Распечатка или сканирование необходимых документов и организация их передачи по назначению;
• Подбор в интернете товаров и услуг;
• Вызов сантехника, электрика и прочих специалистов;
• Поиск в интернете лекарств и их доставка для членов семьи.

• Очень быстрое реагирование на поставленную задачу, понимание с первого раза инструкций или введенных правил;

• Доступность на телефоне 24/7;

• Хорошее знание английского языка по темам "гостиницы/поездки" (в том числе для общения на английском по телефону с гостиницами за рубежом);

• Смелость, активность;

• Наличие предыдущего опыта подобной работы;

• Вежливость, пунктуальность, опрятность;

• Полное включение в задачу, продумывание и сопоставление информации от нескольких членов семьи для принятия оперативного решения, умение расставлять приоритеты задач и выстроить план их выполнения.

• Умение быстро подстроиться под изменившиеся планы членов семьи на день и пере организовать задачи в случае подобных внеплановых изменений;

• Сохранение конфиденциальности сведений, личных данных и документов всех членов семьи;

• Отличное владение офисной и компьютерной техникой, современными мобильными гаджетами, приложениями и программами;

• Наличие в телефоне всех мессенджеров: вотсап, вайбер, телеграм, адреса электронной почты;

• Учет интересов всех членов семьи;

• Оформление по ТК РФ;
• График работы с 9:30 до 18:30 в офисе в центре Москвы (далее быть в доступе по телефону вечером и в выходные дни);
• ДМС через 6 месяцев работы;
• Достойный уровень дохода (обсуждается при собеседовании).